تنظيم الاجتماعات

لا يمكن أن يمر وقت دون أن يشهد اجتماعا فهناك اجتماع العاملين ، واللقاءات القصيرة مع المدير ، أو مع نوابك أو مع زملائك .
واللقاءات والاجتماعات مع معلمي المدرسة تبدأ في اللحظة التي تغادر فيها مكتبك أو بالأحرى بمجرد قيامك من مقعدك ، ولا بد أن تذهب للاجتماع هاشا باشا ، لا بوجه عبوس منقر ، وتذكر دائما أن الابتسامة تفتح مغاليق القلوب ، عندما تصل إلى مكان الاجتماع فحاول أن تتصرف بقدر عال من الذكاء الاجتماعي والكياسة والأدب مع كل من تصادفه في ذلك المكان ، إن الانطباع الذي تخلقه من اللحظة الأولى له تأثير حاسم على مجمل علاقاتك ، لذا كن حريصا على التعامل الرفيع مع الآخرين .
س\ هل ينبغي لنا عقد اجتماع ؟

هناك أسباب عديدة تبرر الدعوة للاجتماع ، وهي :
1- اتخاذ القرار :
إن القرارات المهمة التي يمكن اتخاذها بغير إشراك الآخرين محدودة ، اجتماع الأطراف المعنية كافه هو عادة أفضل طريقة لتبادل المعارف والخبرات والتوصل إلى أفضل القرارات .
2- الاتصال :
إن الاجتماع المثمر يتيح لكل الأطراف المشتركين فيه أن يتصل بعضهم ببعض بسرعة ودقة ، على نحو لا يمكن أن يحققه أي كم من الكتابة أو الاتصال الهاتفي .
3- القدرة على الابتكار:
إن الاجتماع الجيد المثمر يتيح تدفق أفكار يأمل قليلون في استنباطها بأنفسهم .
4- تشكيل الفرق :
إن تشكيل فرق عمل أو مجموعات فعالة أمر لا يمكن تصوره بغير عقد اجتماعات حيث تتكون العلاقات .
5- التشاور:
الاجتماع وسيلة فعالة للتشاور ، ومشاورة عدد من الأشخاص .
6- استقبال المعلمين الجدد :
كلما ظهرت أطرف جديدة في ساحة تتطلب منهم إقامة علاقة عمل مع آخرين يكون هناك سبب وجيه للاجتماع .
لوازم الاجتماعات
# اجتماعات المكاتب:
إن أحد أسوأ الأماكن التي يمكن اختيارها لعقد اجتماع هو مكتب المدير ، لأن مصادر الإزعاج محتملة ، وحتى بغير إزعاج فإن للمكتب عيوبه ، فهو سوف يضفي إحساسا بالسلطة ووضعا قد يحد من حرية النقاش ، ولا يسما إذا كان المدير جالسا خلف مكتبه .
# التحرر من الإزعاج :
إن أسباب الإزعاج أو صرف الانتباه يمكن أن تنشأ بسهولة ، وبعض المشاركين لديهم استعداد أكبر من اللازم لكي يصرفوا انتباههم عن الاجتماع
# المكالمات الهاتفية :
إن وجود الهاتف في غرفة اجتماعات نعمة ونقمة في آن واحد
# الزوار:
إذا لم يكن هناك سكرتير لحراسة الباب ، يمكن وضع لافتة تحذير لإبعاد الزوار
# الضوضاء :
إن الضوضاء الداخلية والخارجية – على حد سواء – يكنها إفساد الاجتماعات .
في الاجتماع
المقرر:
يلعب سكرتير الاجتماع( والذي قد يكون الوكيل في أكثر الأوقات ) أهم دور في أي اجتماع بعد المدير ، إذ ينبغي له التأكد من اتخاذ كافة الترتيبات الإدارية بشكل مناسب ، ومن سيرها بسلاسة قبل الاجتماع وأثناءه وبعده
مقرر الاجتماع
أثناء الاجتماع :
أ- الإدارة وتأمين التجهيزات والخدمات
ب - دعم المدير
ج - تسجيل الفعاليات
ينبغي للسكرتير إعداد ما يلي ووضعه في حقيبة :
* محاضر الاجتماعات السابقة
* نسخ إضافية من جدول الأعمال
* أوراق وأقلام وخلافه
دعم المدير:
# تقديم الدعم المعنوي والعملي إلى مديره
# التذكرة: يمكن للمدير بسهولة نسيان الأشياء عندما تحتدم الأمور كأن يغفل المدير أمرا وعد به...... الأستاذ فلان سوف تتاح له الفرصة لطرح قضيته بعد مناقشة هذا البند ، الوقت ، تسجيل فعاليات ، ملخص الملاحظات ، القراءات ... الخ
المديرأثناء الاجتماع
للمدير دور ريادي في الاجتماع . فعليه أن يضفي على الاجتماع إحساسا بوضوح الاتجاه والغرض ،، وتوجيه النقاش ، ومساعدة كل مشارك على الإسهام بأفضل ما عنده ، والمحافظة على النظام ، وتوضيح النتائج التي توصل إليها الاجتماع .
أعمال المدير داخل غرفة الاجتماع:
= الحضور في الوقت المناسب .
= ترتيبات الجلوس.
=البدء في الوقت المحدد ، وهو أول قرار يتخذه المدير وهو توقيت بدء الاجتماع .
= التحكم في المناقشة .
= ضربة البداية : إن الكيفية التي يبدأ بها المدير العمل ، سوف تصبغ كل ما يأتي بعد ذلك .
= الإنصات : لابد للمدير من أن يصغي فعلا ويتابع المناقشة ، والمدير الذي لا يفعل ذلك سوف يجد التحكم في قيادة الاجتماع صعبا .
= الفصل بين الموضوعات :
على المدير ألا يسمح بالخلط بين الموضوعات ، وعليه أن يتأكد من أن النقاش لا يخرج عن مسار واحد .
= التوازن :
حتى يكون التوازن سمة الاجتماع لابد أن يبذل المدير جهدا كبيرا ، بتشجيعه الخجولين وإيقاف المملين والعدوانيين عند حدهم .
والأفضل أن تكون المساهمات متوازنة بحيث يتاح لمؤيدي وجهة نظر معينة ولمعارضيها التحدث بالتبادل ،
= روح الدعابة :
إن المدير الذي يملك موهبة الدعابة يكون مجهزا بشكل جيد لأداء المهام الموكلة إليه .
= راقب الساعة:
إن المدير الجيد لا يسمح لنفسه على الإطلاق بنسيان الوقت فعليه أن يحث الآخرين على الانتهاء من النقاش .
= الوسائل البصرية المساعدة :
وسائل تفعل الكثير لتحسين فعالية القيادة.
= ضبط النفس:
لابد للمدير من ضبط نفسه ، وعدم السماح لها بالمناقشة غير الهادفة .
= اتخاذ القرارات :
إن معظم الاجتماعات تضع صنع القرار في ترتيب متقدم يبين أهدافها .
= إجماع الآراء:
إن النتيجة المثالية هي اتفاق الآراء بالإجماع .
إنهاء الاجتماع
ينبغي استغلال مهارة سلطة المدير في العمل على ألا يستمر الاجتماع لفترة أطول مما ينبغي ويعتبر استمرار الاجتماعات لفترات مطولة بلا ضرورة إحدى الشكاوي الرئيسية المكررة في الاجتماعات .
س\ متى ينبغي إنهاء الاجتماع؟
# أن تكون كافة الأعمال قد تم تعريفها .
# أن يكون الوقت المتاح قد انتهى .
# أن يكون المشاركون قد فقدوا اهتمامهم به.
افعل الأشياء الآتية
1- الإعداد للاجتماع بعناية.
2- كن موجودا في مكان الاجتماع في وقت مناسب .
3- ادرس خطة الجلوس قبل أن يصل المشاركون.
4- احرص على راحة المشاركين طوال الاجتماع.
5- أشرك المعلمين الجدد في النقاش مبكرا .
6- أنصت بعناية إلى النقاش الدائر.
7- أوقف المتحدثين الذين يحاولون مناقشة بنود لاحقه.
8- تشدد في الفصل بين النقاش البناء والنقاش غير البناء.
9- شجع الخجولين .
10- تأكد من أن جميع وجهات النظر تجد فرصة عادلة لسماعها .
11- كن حازما في إنهاء الاجتماع في الوقت المناسب.
12- عبر عن شكر الجميع لمن ساعد في الاجتماع.
لا تفعل الأشياء الآتية
1- الاعتماد أكثر مما ينبغي على مقرر الاجتماع ( الوكيل ) .
2- محاولة تسجيل ملاحظات .
3- التبكير بالتعبير عن وجهات نظرك أو عدم التعبير عها بالمرة .
4- أن تفقد هدوء أعصابك .
5- السماح للأشخاص المملين أو المتشبثين بآرائهم باحتكار المناقشة.
6- محاولة تحقيق إجماع الآراء في وقت أبكر مما ينبغي.
7- محاولة تحقيق إجماع الآراء في وقت متأخر أكثر مما ينبغي.
8- نسيان الوقت أثناء مناقشة كل بند أو بالنسبة للاجتماع ككل .
س\ ماذا بعد الاجتماع ؟.
إن الحصيلة الإجمالية للجهد المشترك للمشاركين في الاجتماع هي التي تحدد نجاح ذلك الاجتماع وإذا لم تنفذ المهام الموكلة إليك بحيث يتلكأ الآخرون أيضا لن يتم إنجاز أي شئ في الاجتماع.
وللتأكد مما يفترض حصوله بعد الاجتماع عليك ما يلي :
* أن تقرأ وقائع جلسة الاجتماع والتأكد مما هو مطلوب منك ومن الآخرين فعله .
* أن تصمم كيفية تنفيذ الإجراءات وفقا لجدول زمني وبحيث تفوض ما يمكن تفويضه .
* أن تتولى العمل بنفسك بدلا من الأمل بأن تعفى من مسؤولياتك .

منقول

مشكور على المعلومات

شكرا على المعلومات